Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is:

2. Doel en rechtsgrondslag van de gegevensverwerking

Het platform WENDY is een cloudgebaseerde software-as-a-service-toepassing (SaaS) voor digitale planning, analyse en simulatie in de sleufloze leidingbouw.

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk is om:

• het platform ter beschikking te stellen en te exploiteren (art. 6, lid 1, onder b), AVG),
• technische stabiliteit en veiligheid te waarborgen (art. 6, lid 1, onder f), AVG),
• verzoeken om ondersteuning en communicatie te beantwoorden (art. 6, lid 1, onder b), AVG),
• wettelijke verplichtingen na te komen (art. 6, lid 1, onder c), AVG),
• optionele diensten (kaart, foutbewaking, statistiek) na toestemming ter beschikking te stellen, die u per dienst afzonderlijk kunt geven (art. 6, lid 1, onder a), AVG).

3. Soorten verwerkte gegevens

Afhankelijk van het gebruik worden de volgende gegevenscategorieën verwerkt:

• Gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, tijdstempel, systeemlogboeken
• Accountgegevens: Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, inloggegevens
• Projectgegevens: Kaartcoördinaten, tracéverlopen, kostenparameters, bestandsuploads
• Communicatiegegevens: E-mail, chatgeschiedenis, supportverzoeken
• Aanvraaggegevens: Naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, bericht en gegevens over de gewenste licentie uit het formulier voor een offerteaanvraag, ook zonder account (zie paragraaf 7)
• Simulatie- en AI-gegevens: Tekst-, beeld-, document- en audioanalyses, projectgegevens (deels gepseudonimiseerd, zie paragraaf 5 b en e)

4. Hosting en technische infrastructuur

Google Cloud Platform (hoofdsysteem)

Het platform wordt primair via het Google Cloud Platform (GCP) geëxploiteerd. Gegevens worden opgeslagen in datacenters van Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland.

Google treedt op grond van de gegevensverwerkingsvoorwaarden voor Google Cloud op als verwerker overeenkomstig art. 28 AVG; of deze voorwaarden voor ons account zijn overeengekomen, is nog niet definitief onderzocht. De gegevensverwerking kan plaatsvinden via Google LLC (VS); voor de grondslag van een dergelijke doorgifte, zie paragraaf 12.

5. Gebruikte externe diensten

5a. Sensorgegevens van de WENDY-app

De WENDY-app (iOS) registreert sensorgegevens van het apparaat ter verbetering van de lokalisatie van boorkoppen en de bouwplaatsdocumentatie: versnelling en draaisnelheid, magneetveld, luchtdruk alsmede de nauwkeurigheid van de satellietplaatsbepaling. De microfoon wordt daarvoor niet gebruikt. De registratie vindt niet permanent plaats, maar alleen in gebeurtenisvensters: terwijl een route wordt afgelopen, terwijl een boordossier loopt, terwijl een machine met de app is gekoppeld en gedurende tien seconden na een foto of een spraaknotitie. Elke registratie wordt toegewezen aan het project, het tracé, de machine en de aanleiding.

De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder b), AVG (uitvoering van de overeenkomst jegens de opdrachtgever) alsmede art. 6, lid 1, onder f), AVG (gerechtvaardigd belang bij de verbetering van de lokalisatiemethoden). De beheerder van het bedrijf kan de registratie in de instellingen onder „Unternehmen“ (Bedrijf) te allen tijde voor alle apparaten uitschakelen. Ruwe gegevens worden na 180 dagen automatisch gewist; registraties die bij een boordossier horen, worden daarmee bewaard.

5b. Lokale tussenopslag op het apparaat

Om de app zonder netwerk te laten doorwerken, slaat zij opnamen en wijzigingen eerst op het apparaat op: foto's, spraaknotities, video's, gps-sporen, sensor- en telemetrieregistraties alsmede nog niet verzonden wijzigingen aan projecten en bouwdagboekregels. Deze gegevens bevinden zich uitsluitend lokaal (IndexedDB en lokale browseropslag) en worden verzonden zodra er weer een verbinding is.

Bij het afmelden worden deze lokaal op het apparaat tussengeslagen, nog niet verzonden gegevens gewist. Zijn er nog opnamen of registraties open, dan wijst de app daar vooraf op, noemt — voor zover leesbaar — het aantal ervan en vraagt om bevestiging; wordt de vraag afgebroken, dan blijft de aanmelding bestaan en wordt er niets gewist. Een afmelding door tijdsverloop (sessietime-out) wist geen inhoud, alleen sessiekenmerken — de gegevens blijven dan behouden en worden bij de volgende aanmelding van hetzelfde account verder verzonden; meldt zich in plaats daarvan een ander account op dit apparaat aan, dan worden ze vóór diens aanmelding gewist en wordt de aanmeldende gebruiker daarover geïnformeerd.

Daarbij worden gewist: de genoemde opnamen en registraties, de wachtrij van nog niet verzonden wijzigingen, sessiekenmerken, het lokaal tussengeslagen bedrijfsprofiel, de tussenwaarden van een lopende Autodesk-aanmelding alsmede lokaal bewaarde geschiedenissen van de AI-strategiechat. Bij het gewilde afmelden worden lokaal opgeslagen gegevens waarvan er geen kopie op onze servers bestaat en die anders onherroepelijk verloren zouden gaan uitdrukkelijk niet gewist: opgeslagen locaties, zonder aanmelding aangemaakte projecten en offline vastgelegde teamuitnodigingen. Deze worden alleen verwijderd bij het verwijderen van het account en bij de aanmelding van een ander account op dit apparaat.

Eveneens niet gewist worden zuivere apparaatinstellingen (bijv. taal, kaartopties, vensterposities), de gedocumenteerde cookietoestemming en de koppeling aan een WENDY-Control-eenheid. Bij het verwijderen van het account worden bovendien de toegangsgegevens van gekoppelde WENDY-Control-eenheden verwijderd en wordt de cookietoestemming teruggezet; apparaatinstellingen en de koppelingsstatus per bedrijf blijven behouden. Kan een van deze opslagplaatsen technisch niet worden geleegd, dan wordt dat benoemd en niet als verwijdering gepresenteerd.

6. Opslag en verwijdering

Gegevens worden gewist zodra ze voor het verwerkingsdoel niet meer nodig zijn of de gebruiker om verwijdering verzoekt, voor zover er geen wettelijke bewaarplichten bestaan.

• Projectgegevens: na afloop van de overeenkomst of op verzoek
• Systeemlogboeken: max. 90 dagen
• Accountgegevens: na deactivering van het gebruikersaccount
• Offerte- en boorservice-aanvragen: geen bewaartermijn ingesteld (zie paragraaf 7)
• Bescherming van het aanvraagformulier: ingekorte hashwaarde van het IP-adres met teller, automatisch verwijderd uiterlijk ongeveer twee dagen na de laatste aanvraag (zie paragraaf 7)

7. Doorgifte van gegevens

Doorgifte vindt uitsluitend plaats:

• aan technische dienstverleners (bijv. Google) ter uitvoering van de overeenkomst,
• bij een wettelijke verplichting (bijv. verzoeken van autoriteiten),
• met uitdrukkelijke toestemming van de gebruiker.

Er vindt geen doorgifte aan derden plaats voor marketing- of reclamedoeleinden.

Offerte en facturering: Een offerte kan via het aanvraagformulier op onze website of in de app worden aangevraagd, ook zonder account. Wij slaan de aanvraag met de gegevens uit het formulier (naam, bedrijf, e-mailadres, gewenste looptijd, aantal gebruikers, informatie over een WENDY-machine en, indien opgegeven, telefoonnummer en bericht) en het tijdstip van ontvangst op in onze database (Google Cloud, zie paragraaf 4) en ontvangen wij een melding met de formuliergegevens per e-mail, om de aanvraag te beantwoorden en een offerte op te stellen. Naam, bedrijf, e-mailadres en aantal gebruikers (vooraf ingevuld: 5) zijn verplicht; zonder deze gegevens kan de aanvraag niet worden verzonden. Is de aanvrager aangemeld, dan slaan wij bovendien de identificatie van het account en het inlog-e-mailadres en in voorkomend geval de identificatie van het bedrijfsaccount op en nemen wij deze op in de melding, zodat een licentie aan het juiste account kan worden toegewezen; zonder aanmelding verstuurt het formulier geen accountidentificatie. Voor de verzending van de melding wordt een e-mailverzenddienst ingezet; daartoe wordt de melding als verzendopdracht eveneens in onze database opgeslagen. Welke verzenddienst dat is, bij welke aanbieder de mailbox info@sterntechnic.com wordt beheerd die de meldingen ontvangt, op welke grondslag en of daarbij gegevens naar een derde land worden doorgegeven, is nog niet definitief onderzocht. Kan de aanvraag niet worden verzonden, dan biedt het formulier aan haar in plaats daarvan met uw eigen e-mailprogramma naar info@sterntechnic.com te sturen. Voor opgeslagen aanvragen en de opgeslagen verzendopdrachten is geen bewaartermijn ingesteld. Offertes en facturen stellen wij buiten WENDY op met de boekhoudsoftware Lexware van Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Duitsland; daarbij worden bedrijfs- en contactpersoongegevens van de klant verwerkt. Facturen bewaren wij gedurende de handels- en fiscaalrechtelijke bewaartermijnen; de concrete termijn is nog niet definitief onderzocht. Er vindt geen betalingsverwerking via WENDY zelf plaats. De rechtsgrond is vermoedelijk art. 6 lid 1 sub b AVG (precontractuele maatregelen en uitvoering van de overeenkomst) respectievelijk art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bij de afwikkeling van overeenkomsten met zakelijke klanten), voor zover contactpersonen van aanvragende bedrijven of van onze klanten betrokken zijn, en voor het bewaren van facturen art. 6 lid 1 sub c AVG in samenhang met de handels- en fiscaalrechtelijke bewaarplichten; deze indeling is nog niet definitief onderzocht. Of met Haufe-Lexware een verwerkersovereenkomst bestaat, is nog niet definitief onderzocht.

Aanvraag boorservice: via het formulier op de pagina over de boorservice (Robotics as a Service) kunt u vrijblijvend en zonder account een aanvraag doen. Wij slaan naam en e-mailadres (verplicht), indien opgegeven telefoonnummer, bedrijf en bericht, de in de calculator gekozen gegevens (machine, trajectlengtes, totale lengte, grondklasse, diepte, kruising, aantal putten) en, als u eerder op onze startpagina een tracé hebt getekend, de lengte, deeltrajecten en de coördinaat van het beginpunt, alsmede het tijdstip van ontvangst op in onze database en ontvangen een melding met deze gegevens per e-mail om de aanvraag te beantwoorden. Voor verzenddienst, mailbox, mailto-terugval en bewaartermijn geldt wat hierboven over de offerteaanvraag is gezegd. De rechtsgrondslag is vermoedelijk art. 6, lid 1, onder b), AVG (precontractuele maatregelen) resp. art. 6, lid 1, onder f), AVG, voor zover contactpersonen van aanvragende ondernemingen betrokken zijn; de toewijzing is nog niet definitief onderzocht.

Bescherming tegen misbruik van de aanvraagformulieren: per afzender accepteren wij hoogstens vijf aanvragen binnen tien minuten. Daarvoor slaan wij niet het IP-adres zelf op, maar een met een aanvullende waarde gevormde, ingekorte hashwaarde van het IP-adres, samen met een teller en tijdgegevens, in onze database. Een dagelijkse opschoonronde verwijdert de vermelding zodra de laatste aanvraag meer dan een dag geleden is, dus uiterlijk ongeveer twee dagen daarna. Aanvragen die ons formulier als geautomatiseerd herkent, worden verworpen en niet opgeslagen. De rechtsgrondslag is vermoedelijk art. 6, lid 1, onder f), AVG (gerechtvaardigd belang bij bescherming tegen misbruik); de toewijzing is nog niet definitief onderzocht.

8. Gegevensbeveiliging

Stern Technic GmbH treft technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen:

• TLS-versleuteling
• Toegangsbeperking via authenticatietokens
• Rolgebaseerde gebruikersrechten
• Regelmatige back-ups en beveiligingsupdates

9. Rechten van de betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage (art. 15 AVG)
• Rectificatie (art. 16 AVG)
• Wissing (art. 17 AVG)
• Beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
• Gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG)
• Bezwaar (art. 21 AVG)

Verzoeken dienen te worden gericht aan: info@sterntechnic.com

10. Cookies en lokale opslag

In de webapplicatie slaat WENDY zonder uw toestemming informatie in uw browser op, in het bijzonder de aanmelding (IndexedDB of Local Storage), uw keuze in de toestemmingsbanner (Local Storage), instellingen zoals de gekozen taal en offline vastgelegde, nog niet verzonden gegevens (IndexedDB). Of elk van deze opslagen strikt noodzakelijk is in de zin van § 25 lid 2 nr. 2 TDDDG, is nog niet definitief onderzocht. Bent u aangemeld, dan slaan wij uw keuze in de toestemmingsbanner daarnaast met tijdstip, versie van de privacyverklaring en browseridentificatie in uw gebruikersaccount op als bewijs van de toestemming (art. 7 lid 1 AVG). Met uw toestemming, die u per dienst afzonderlijk kunt geven, worden daarnaast optionele diensten geladen – Google Maps (kaart), foutbewaking (Sentry) en analyse (Google Analytics); zij vallen onder de privacybepalingen van de betreffende aanbieder. Google Analytics plaatst de cookies `_ga` en `_ga_<ID>`, volgens Google met een standaardlooptijd van 2 jaar; Sentry plaatst geen cookies; welke cookies Google Maps plaatst, is nog niet definitief onderzocht (details in het cookiebeleid). De analyse is in de productieomgeving ingericht. Welke Google-vennootschap daarbij contractpartij is, hoe lang de analysegegevens worden bewaard en of en op welke grondslag gegevens naar de VS worden doorgegeven, is nog niet definitief onderzocht. Een gegeven toestemming kunt u op elk moment met werking voor de toekomst intrekken (art. 7 lid 3 AVG), ook zonder account: via „Cookie-instellingen” in de voettekst van de openbare pagina's (en in deze privacyverklaring en in het cookiebeleid) opent de toestemmingsbanner opnieuw; „Alleen noodzakelijke” trekt de toestemming volledig in, onder „Instellingen” kan zij voor afzonderlijke diensten worden ingetrokken. Daarna verstuurt een al geladen analyse geen gegevens meer, worden de cookies daarvan op deze website verwijderd en wordt de foutbewaking beëindigd; was Google Maps al geladen, dan wordt de pagina opnieuw geladen. Aangemeld kunt u daarnaast intrekken in de instellingen onder „Privacy & toestemming”. Verwijdert u de voor deze website opgeslagen gegevens in uw browser, dan verschijnt de toestemmingsbanner eveneens opnieuw.

Cookie-instellingen

Tracking- of analysecookies worden niet gebruikt, tenzij de gebruiker daarmee uitdrukkelijk instemt.

11. AI-ondersteunde verwerking

Welke gegevens aan de AI-diensten Google Gemini en Anthropic Claude worden doorgegeven, welke gegevens daarbij worden weggelaten of door een pseudoniem worden vervangen en wat bekend is over de opslag bij de aanbieders, is beschreven in paragraaf 5 onder b) en e). Wat een gebruiker zelf in een chatbericht of notitie schrijft, en de inhoud van geüploade bestanden worden ongewijzigd doorgegeven. De AI-functies leveren voorstellen en analyses voor de gebruikers; WENDY neemt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit in de zin van art. 22 AVG.

12. Internationale gegevensdoorgifte

Voor zover gegevens aan Google LLC (VS) worden doorgegeven: de gegevensverwerkingsvoorwaarden voor Google Cloud voorzien hiervoor in een door Google ingezette alternatieve doorgifteoplossing (bijv. een erkend gegevensbeschermingskader) of, als er geen is ingezet, in EU-modelcontractbepalingen. Of en in welke versie deze voorwaarden voor ons account gelden en welke grondslag in het concrete geval van toepassing is, is nog niet definitief onderzocht. Informatie ontvangt u via de contactgegevens in paragraaf 1.

Of en op welke grondslag in verband met Google Gemini, HiveMQ, Anthropic, Autodesk, de n8n-instantie bij Hostinger, Open-Meteo en de kaarttegels van OpenStreetMap gegevens naar derde landen worden doorgegeven, is beschreven in paragraaf 5 onder b) en d) tot en met i); voor zover het daar als nog niet definitief onderzocht wordt aangeduid, geldt dit ook hier.

13. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden aangepast op grond van technische wijzigingen of nieuwe wettelijke vereisten. De telkens actuele versie is beschikbaar op: https://www.sterntechnic.com/datenschutz

14. Bevoegde toezichthoudende autoriteit